Privacybeleid

Kravia is een incassobureau dat actief is in Noorwegen, Finland, Zweden en Nederland. Wij zijn toegewijd aan het beschermen van de privacy en persoonsgegevens van personen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Dit privacybeleid beschrijft hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, openbaar maken en beschermen in het kader van onze incassowerkzaamheden. De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is de Kravia-entiteit in uw rechtsgebied.

Verzameling van persoonsgegevens

Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

Contactgegevens: Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en andere contactgegevens.
Financiële informatie: Schulddetails, betalingsgeschiedenis en gerelateerde financiële informatie die nodig is voor incasso.
Identificatiegegevens: Nationaal identificatienummer, paspoortnummer, rijbewijsgegevens of andere identificatiedocumenten zoals vereist door de wet.
Werkgegevens: Werkverleden, gegevens van werkgever en inkomensgegevens.
Juridische en gerechtelijke informatie: Informatie met betrekking tot juridische claims, gerechtelijke procedures en vonnissen.
Communicatiegegevens: Correspondentie, communicatie en andere informatie uitgewisseld met personen.

Gebruik van persoonsgegevens

Wij gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Facturatie en incasso: Om facturen te versturen en incassodiensten uit te voeren, waaronder het contacteren van schuldenaren, het onderhandelen over betalingsregelingen en het innen van uitstaande schulden.
Naleving van wettelijke verplichtingen: Om te voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen, waaronder anti-witwaspraktijken, fraudepreventie en rapportagevereisten.
Communicatie en ondersteuning: Om met personen te communiceren, vragen te beantwoorden en klantenondersteuning te bieden.
Bedrijfsvoering: Om onze bedrijfsactiviteiten te beheren en administreren, waaronder dossierbeheer, boekhouding en interne analyse.
Juridische verdediging: Om onze juridische rechten uit te oefenen of te verdedigen in geval van geschillen, claims of juridische procedures.

Rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens

Wij verwerken persoonsgegevens op de volgende rechtsgronden:

Uitvoering van een overeenkomst: De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst met de betrokkene, zoals de incassoovereenkomst.
Wettelijke verplichtingen: De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, zoals die opgelegd door financiële, boekhoudkundige, fiscale en anti-witwaswetgeving.
Gerechtvaardigde belangen: De verwerking is noodzakelijk voor onze gerechtvaardigde belangen of de gerechtvaardigde belangen van derden, zoals schuldinvordering, fraudepreventie en bedrijfsbeheer. Wij wegen onze belangen zorgvuldig af tegen de rechten en vrijheden van de betrokkenen.
Toestemming: De verwerking is gebaseerd op de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene, die in bepaalde situaties kan worden verkregen. Als wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, kunt u deze op elk moment intrekken.

Bekendmaking van persoonsgegevens

Wij kunnen persoonsgegevens bekendmaken aan de volgende ontvangers of categorieën ontvangers, voor zover toegestaan door de wet:

Schuldeisers en zakenpartners: Om schuldgerelateerde informatie te communiceren en samen te werken met schuldeisers en zakenpartners die betrokken zijn bij het incassoproces.
Dienstverleners: Om externe dienstverleners in te schakelen die ons bijstaan bij het leveren van incassodiensten, zoals IT-dienstverleners, juridische adviseurs en professionele consultants.
Juridische en regelgevende autoriteiten: Om te voldoen aan wettelijke en regelgevende vereisten kunnen wij persoonsgegevens bekendmaken aan rechtbanken, wetshandhavingsinstanties, regelgevende autoriteiten en overheidsinstanties.
Vertegenwoordigers van schuldenaren: Onder bepaalde omstandigheden kunnen wij persoonsgegevens bekendmaken aan juridische vertegenwoordigers, agenten of adviseurs van schuldenaren die betrokken zijn bij schuldonderhandeling of geschillenbeslechting.
Opvolgers en verkrijgers: In geval van een fusie, overname of overdracht van activa kunnen persoonsgegevens worden bekendgemaakt aan potentiële of feitelijke opvolgers, verkrijgers of rechtverkrijgenden.

Gegevensbewaring en anonimisering

Wij geven prioriteit aan gegevensprivacy en nemen stappen om uw persoonlijke informatie verantwoord te behandelen. Wij bewaren uw gegevens zolang als nodig is om onze dienst uit te voeren en te voldoen aan wettelijke autoriteiten voor auditdoeleinden. Zodra deze periode eindigt, anonimiseren of verwijderen wij de gegevens om uw privacy te beschermen.

Voor facturatie en incasso uitgevoerd door Kravia worden de gegevens ten minste bewaard tot de uitstaande bedragen zijn voldaan, met bewaring daarna in overeenstemming met verplichte boekhoudkundige en bewaarverplichtingen. In de meeste gevallen betekent dit dat de gegevens tot vijf jaar worden bewaard na het jaar waarin de laatste uitstaande bedragen zijn voldaan, tenzij een langere bewaartermijn wordt voorgeschreven door de wet of bijzondere omstandigheden.

Beveiligingsmaatregelen

Het beveiligen en behouden van de vertrouwelijkheid van de gegevens die in onze systemen zijn opgeslagen, is een belangrijke zorg bij Kravia. Wij hebben robuuste maatregelen geïmplementeerd om uw gegevens te beschermen, waarbij wij ervoor zorgen dat alleen geautoriseerd personeel met werkgerelateerde verantwoordelijkheden er toegang toe heeft en deze kan verwerken. De volgende beveiligingsmaatregelen zijn van kracht:

Toegangscontrole: Gegevens die in ons systeem zijn opgeslagen, kunnen alleen worden geraadpleegd door personen wier taken gegevensbeheer vereisen. Gebruikersautorisaties worden toegekend op basis van specifieke functiebeschrijvingen, waardoor de toegang beperkt blijft tot relevante gegevens.
Systeembeveiliging: De systemen van Kravia zijn beveiligd tegen externe bedreigingen, met servers die worden beschermd door firewalls. Communicatie binnen het systeem wordt uitgevoerd via versleutelde verbindingen, wat een extra beveiligingslaag toevoegt.
Persoonlijke autorisatiecontrole: Gegevens worden beschermd door persoonlijke autorisatiecontroles, die nauwlettend worden gemonitord. Medewerkers en gebruikers zijn gebonden aan geheimhoudingsovereenkomsten om de vertrouwelijkheid van de informatie die zij tijdens hun taken behandelen te waarborgen.
Training en begeleiding: Wij hechten groot belang aan training en begeleiding met betrekking tot vertrouwelijkheid en gegevensbescherming. Ons personeel ontvangt voortdurende training om ervoor te zorgen dat zij op de hoogte zijn van best practices en wettelijke vereisten.
Fysieke beveiliging: Onze bedrijfspanden zijn beveiligd met beperkte toegang. Handmatige materialen worden opgeslagen in afgesloten kasten, en verouderd materiaal wordt veilig opgeslagen in afgesloten gegevensbeveiligingscontainers. De panden zijn voorzien van een alarmsysteem om de beveiliging verder te verbeteren.
Gegevensback-up en opslag: Applicatiegegevens worden ten minste eenmaal per dag geback-upt, en databasegegevens en back-ups worden opgeslagen op meerdere fysiek gescheiden locaties. Back-ups zijn altijd versleuteld en beschermd door middel van verschillende technische maatregelen om ongeautoriseerde toegang te voorkomen.

Rechten van gebruikers

Bij Kravia respecteren wij uw rechten met betrekking tot uw persoonlijke informatie. Als persoon heeft u de volgende rechten:

Recht op inzage: U kunt verzoeken om te weten welke persoonlijke informatie wij over u in onze systemen hebben opgeslagen.
Recht op rectificatie: Als persoonlijke informatie van u onjuist, onvolledig of verouderd is, heeft u het recht om correcties te verzoeken.
Recht op wissing: U kunt ons vragen uw persoonsgegevens te wissen, welke verzoek wij zullen respecteren en honoreren.
Recht op beperking: Als wij uw persoonlijke informatie verwerken zonder rechtsgrond, of als u meent dat wij deze niet voor specifieke doeleinden zouden moeten gebruiken, kunt u beperkingen op de verwerking ervan verzoeken.
Recht van bezwaar: U heeft het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingsactiviteiten. U bent voorts, op gronden die verband houden met uw specifieke situatie (bijvoorbeeld een specifieke behoefte aan bescherming van uw identiteit), gerechtigd bezwaar te maken tegen verwerking van persoonsgegevens op basis van gerechtvaardigde belangen, waaraan wij zullen voldoen, tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden voor onze verwerking bestaan die uw belang overstijgen, of als onze verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.
Gegevensoverdraagbaarheid: U kunt ons vragen om u of anderen uw persoonsgegevens te verstrekken in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat.

Internationale gegevensoverdrachten

Wij dragen persoonsgegevens niet over naar landen buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij dit nodig is voor het verlenen van onze diensten, zoals het gebruik van clouddiensten. Wij willen u verzekeren dat alle gegevensoverdrachten die voor deze doeleinden worden gemaakt, zullen worden uitgevoerd in volledige overeenstemming met toepasselijke wetgeving en regelgeving inzake gegevensbescherming. Dergelijke maatregelen omvatten het gebruik van standaardcontractbepalingen om de overdracht van gegevens buiten de EER te waarborgen, of het vertrouwen op adequaatheidsbesluiten zoals aangenomen door de Europese Commissie. Onze toewijding is om de hoogste normen van beveiliging en vertrouwelijkheid te handhaven om uw informatie te beschermen.

Contactgegevens

Als u vragen heeft over dit privacybeleid, inclusief hoe wij persoonsgegevens verwerken, of een verzoek wilt indienen om uw rechten uit te oefenen, neem dan contact met ons op via: compliance@kravia.ai.

U kunt ook een klacht indienen bij de relevante toezichthoudende autoriteit als u meent dat Kravia's verwerking van uw persoonsgegevens niet in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. De contactgegevens voor alle EER-toezichthoudende autoriteiten zijn te vinden op https://www.edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en.

Wijzigingen

Wij kunnen het privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Het privacybeleid zal bijvoorbeeld worden bijgewerkt om te voldoen aan eventuele wetswijzigingen of als wij wijzigingen aanbrengen in onze verwerking van persoonsgegevens.

De meest recent bijgewerkte versie van het privacybeleid is altijd beschikbaar op https://kravia.ai/legal/privacy-policy.

Nederland: verwerkingsverantwoordelijke en privacyverklaring

Voor incasso in Nederland is InvoiceCollect B.V. (handelsnaam Kravia, KvK 73756660) de verwerkingsverantwoordelijke voor het deel van het incassotraject dat Kravia uitvoert. Voor het eigen proces van de opdrachtgever blijft de opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke.

De privacyverklaring voor Nederland kunt u hier downloaden: Privacyverklaring (PDF).

Vragen over uw persoonsgegevens stelt u via info@kravia.nl.