Hoe ziet moderne betalingsmonitoring eruit in Finago Procountor?

Betalingsmonitoring en incasso worden vaak pas overwogen als een factuur al achterstallig is. Wat moet er nu gebeuren? Wie gaat ermee om, en hoe?

Bij Finago was het doel om de controle van betalingen soepeler en eenvoudiger te beheren te maken. De herinnerings- en ophaalservice Finago Maksuvahti is ontwikkeld in samenwerking met Kravia. De service is nauw geïntegreerd in Procountor, wat betekent dat het geen afzonderlijke stap is, maar onderdeel van de dagelijkse workflows.

Finago Maksuvahti maakt betalingsmonitoring voorspelbaar, beheersbaar en ontworpen voor de gebruiker — of het nu handmatig wordt begeleid of wordt ondersteund door automatisering.

Incasso heeft een reputatie, maar ook een doel

„Incasso roept sterke emoties op. In de hoofden van mensen worden incassobedrijven vaak gezien als hebzuchtig. Wat minder vaak wordt onthouden, is dat er altijd een bedrijf achter de zaak zit: een bedrijf dat een dienst of product heeft geleverd maar niet is betaald. De vraag is dus niet of incasso moet gebeuren, maar hoe dat op de juiste manier wordt afgehandeld”, zegt Sami Sipponen, productmanager voor Maksuvahti bij Finago.

Kravia deelde deze mening vanaf het begin. Philip Keihäs, Head of Partnerships bij Kravia Finland, benadrukt het belang van de manier waarop mensen worden benaderd:

„De wetgeving rond incasso is voor alle operatoren hetzelfde. Het verschil zit in hoe je handelt — in hoe mensen worden behandeld.”

Empathie betekent niet dat je compromissen moet sluiten op het gebied van principes. Het betekent duidelijkheid, consistentie en professionaliteit in situaties die vaak gevoelig zijn.

Een integratie die tot uiting komt in het dagelijkse werk

In plaats van een aparte stap te zijn, opereert Finago Maksuvahti rechtstreeks binnen Procountor.

In de praktijk betekent dit:

• Geen aparte systemen of logins
• Handmatige stappen zijn niet nodig
• Realtime inzicht in de betalingsstatus
• De mogelijkheid om het proces te automatiseren

„We wilden een oplossing bouwen die nauw geïntegreerd is in Procountor en zoveel mogelijk automatiseert zonder de klantervaring in gevaar te brengen”, legt Sami uit.

„Kravia had vanaf het begin hetzelfde uitgangspunt en doel, waardoor zowel het ontwikkelingswerk als de dagelijkse samenwerking soepel verliep”, vervolgt hij.

Dit was geen eenmalige levering, maar een continue ontwikkeling.

„We hebben iteratief vooruitgang geboekt, geluisterd naar feedback van klanten en stap voor stap verbeteringen aangebracht. Alles hoeft niet in één keer te worden gebouwd — het belangrijkste is om naar klanten te luisteren en ervoor te zorgen dat wat we bouwen in de praktijk goed werkt.”

De feedback van klanten was positief, zowel over de service zelf als over de manier waarop betalingsmonitoring in het dagelijks gebruik werkt.

‍

Een samenwerking die is opgebouwd als een structuur, niet als een project

Philip Keihäs beschrijft de samenwerking met Finago als open en direct:

„We hebben de hele tijd een eerlijke dialoog gevoerd. Dat maakt het mogelijk om snel te reageren en de service continu te verbeteren.”

Het partnerschap is niet gebaseerd op één enkele integratie, maar op een gedeeld doel: iets dat vaak als moeilijk wordt ervaren, beter beheersbaar en menselijker maken.

Dit was met name belangrijk in een periode van economische onzekerheid, waarin de betalingsachterstanden en de druk op de kasstroom van bedrijven zijn toegenomen.

Betalingsmonitoring is geen „laatste redmiddel”, maar onderdeel van een breder proces voor cashflowbeheer. Wanneer het onderdeel wordt van de dagelijkse activiteiten — duidelijk, transparant en ingebouwd in het systeem — wordt het proces proactief in plaats van reactief.

‍

‍